Intranet voor klein en groot

Scholen, verenigingen, bedrijven, stichtingen, werkgroepen en andere vormen van groepsvorming met een gemeenschappelijk doel gebruiken de digitale wereld vaak gezamelijk. Veel van deze groepen gebruiken diensten als WhatsApp, Dropbox, Google Drive of een andere vorm van online gegevens bewaren en communiceren. Helemaal als de samenwerking niet op één plaats gebeurt, maar bijvoorbeeld vanaf meerdere vestigingen of vanaf huisadressen.

Informatie opslag

In afgeschermde/beveiligde omgevingen kan data gedeeld worden met een uitgebreid usermanagement, zodat precies duidelijk is wie wat mag zien of doen.

Communicatie met de leden

Berichten voor iedereen of voor een selecte groep, alles is mogelijk. Ook online discussiëren of reageren op elkaars berichten is mogelijk, waarbij in tegenstelling tot email de hele discussie voor iedereen bewaard blijft.

Scholing en e-learning

Het bouwen van naslagwerken of cursussen met een uitgebreide documentstructuur is mogelijk. Doordat deze niet gedownload worden maar online geraadpleegd, is een betere controle op ongewenste verspreiding mogelijk.

Opzetten kwaliteitssysteem

Een intranet applicatie kan geheel of gedeeltelijk gebruikt worden voor een kwaliteitssysteem, inclusief meldingsformulieren en de bewaking van incidenten.

Documentbeheer en versiestructuur

Pagina's op het intranet kunnen voorzien worden van documentbeheer, versiestructuur en een uitgebreide logfunctie om met bewijsbaar correcte informatie te werken. Altijd en overal.

Schaalbaar van klein naar groot

Het aantal modules en portalen kan altijd uitgebreid worden op de momenten dat dat nodig is. Alles draait volledig geïntegreerd op één platform.

Besloten en openbaar

Een uitgebreid user management systeem waarbij content of discussie opengezet kan worden voor personen, groepen of categorieën. Ook is het mogelijk om met volledig openbare gedeeltes te werken waar zoekmachines mogen indexeren.

Wachtwoordvrije wereld

Inloggen kan vanzelfsprekend met een wachtwoord, maar bijvoorbeeld login via Google is ook mogelijk, of het gebruik van je smartphone om wachtwoordvrij in te loggen.

Formulieren

De formulieren module kan ongelimiteerd webforms maken die alle papieren invulstaten overbodig maken. En op afstand ingevuld kunnen worden, zowel op telefoon als PC.

Het papier-vrije-kantoor & telewerk-proof

Een eigen intranet applicatie kan veel geld besparen door papier grotendeels uit te bannen. Niet alleen vliegen de pakken A4 niet meer het kantoor uit, maar printerstoringen, lege cartridges, ruzie-over-wie-een-rondje-oud-papier-moet-doen en het over-printen vormen geen bron van ergernis en misverstand meer. Of dat bij vergaderingen de laatste versie van de agenda wordt uitgedeeld, omdat de helft met een oude versie voor zijn neus zit?

Ook in de hoek van kwaliteits-certificeringen zijn papieren handboeken vaak een doorn in het oog. Bewijs maar eens dat een papieren procedure "de huidige versie" is....

De agenda's, procedures, werkbeschrijvingen, opleidingsdocumenten en notulen zijn allemaal te voorzien van een versiestructuur en/of documentbeheer, zodat iedereen weet wat de juiste versie is.

Verminder het gebruik van email

"Ik heb dat mailtje niet gezien." "Er ontstonden meerdere discussies langs elkaar heen, omdat X alleen naar Y reageerde in plaats van de hele groep." "Ik kan je geen email versturen omdat je mailbox vol is." "Nee, dat heb ik naar je privé mail gestuurd." "Wil je niet forwarden naar klanten? Je stuurt per ongeluk interne berichten mee."

Email is een vloek en een zegen. Bij correct gebruik is het zeer waardevol, maar het wordt vaak gebruikt voor zaken die beter in een groeps-chat kunnen. Daarnaast worden mensen vaak afgeleid: mail roept a la minute om aandacht, terwijl dit vaak niet nodig is.

Centreer de communicatie op een intranet, en veel problemen lossen zich vanzelf op. Discussies en nieuws zijn te groeperen, iedereen ziet dezelfde discussie op de vertrouwde plaats, afsplitsingen in discussie door selectief doormailen kan niet meer, en wat ook prettig is: bij het afscheid van een groepslid wordt de toegang tot de discussie verbroken, zodat er niet nog allerlei informatie rondzwerft in privé mailboxen.

"Informatie centraal, niet de mensen"


Ook bij (studenten)verenigingen en clubs, maar zeker ook in het bedrijfsleven wordt informatie vaak overhandigd aan personen die het daarna in hun eigen systeem opnemen. Dikwijls loop je na een vergadering weg met een stapel printjes behorend bij vergaderpunt één, zes en zeven, terwijl nog drie mensen binnen enkele dagen aanvullende informatie zullen mailen of op het prikbord hangen. Dat kan beter.

Op het intranet wordt alle additionele informatie toegevoegd aan de vergadering, zodat alle informatie bij elkaar blijft. En over twee jaar nog compleet terug te vinden is. Vervalt een bijlage? Of is er vervangende informatie? Gewoon opnemen bij de vergadering.

Meer zien?

Klik hier voor screenshots en meer informatie, of neem contact op om vrijblijvend een rondleiding door onze demo-omgeving te krijgen of vraag een offerte op maat.

Kosten?

Onze prijzen zijn te vinden in onze prijslijst. De actuele versie vindt u hier. Neem contact op om te kijken welke licentie het beste bij uw behoeftes aansluit.